Fazer a gestão de estoque é controlar fluxos de entrada e saída de produtos. O propósito desse controle é garantir que o negócio terá as quantidades certas de produtos para atender a demanda, sem faltas ou excessos.
No caso da indústria, falamos de estoques com matérias-primas para a produção de diferentes produtos. No caso do comércio, nos referimos a estoques com produtos de varejo, que são vendidos para o consumidor final.
A seguir, explicamos as vantagens e os principais pilares da gestão de estoque para ajudar você a entender as bases desse processo. Assim, você terá uma noção ampla sobre o assunto e também saberá como aplicar esse tipo de gestão na sua loja.
Ao manter tudo em ordem, você estará contribuindo para o sucesso das suas vendas!
Por que a gestão de estoque é importante?
Tão importante quanto administrar seu financeiro, vendas, compras e marketing, gerenciar um estoque deve estar entre as suas prioridades. Essa tarefa inclui cuidados essenciais para que a empresa não seja prejudicada por falta de organização.
Entre as principais vantagens da boa gestão de estoque estão:
- Otimização do tempo, porque simplifica o processo de compras, o que também leva a uma maior produtividade da equipe.
- Economia financeira, por ter controle dos recursos armazenados.
- Segurança operacional, por evitar a ruptura de estoque, que é quando o cliente não encontra o produto que procurava na loja ou quando falta matéria-prima na fábrica e as máquinas precisam parar.
- Melhor negociação com os fornecedores, por possuir previsibilidade.
Entretanto, para ter esses benefícios, você precisa ter disciplina para não deixar nenhum dos quatro pilares da gestão de estoque de lado. Vamos conhecê-los?
Quais os pilares da gestão de estoque?
Existem quatro pontos principais que devem ser observados com atenção para ser possível gerenciar qualquer tipo de estoque, seja industrial ou comercial, com sucesso.
Pilar 1: Manter a organização
Pode parecer óbvio falar sobre isso, mas nem todas as empresas têm um espaço próprio para armazenar o estoque. O ideal é que você pense no tamanho do depósito antes de começar as compras. Já pensou comprar tantos produtos ou insumos a ponto de não ter lugar para deixá-los?
Analise se seu espaço é suficiente para guardar todas as mercadorias de cada período. Lembre que existem épocas com demanda mais alta, como durante datas comemorativas, especialmente Natal e Black Friday.
Também faz parte da organização escolher quais funcionários podem entrar no local, pois limitar o acesso do estoque ajuda a manter tudo em ordem e limpo.
Pilar 2: Determinar estoque mínimo e máximo
Cada empresa trabalha com um tipo de demanda. Como citamos, ela muda conforme cada período do ano. Você precisa projetar esses dados com a ajuda das informações do seu fluxo de caixa.
Para isso, é necessário ter o hábito de manter um estoque máximo e mínimo para cada produto. Assim você mantém o estoque sempre equilibrado e não vão faltar nem sobrar produtos.
Ter esse controle é muito importante para não ter prejuízos no faturamento no final de cada período. Mercadoria a mais é prejuízo por não ter saída, mercadoria a menos é prejuízo porque deixa o consumidor na mão.
O estoque mínimo também é chamado de estoque de reserva ou de segurança. É a quantidade suficiente para atender um possível aumento de demanda repentino ou mesmo um eventual atraso de entrega dos fornecedores. Literalmente é manter uma reserva de segurança. Para encontrá-lo, use a seguinte fórmula
Custo médio diário de produto X Tempo de reposição = Estoque mínimo
Já o estoque máximo é o contrário. Seu propósito é levar em conta o limite, para evitar desperdícios. Ele é a soma do estoque mínimo e do lote de reposição necessário por um determinado período. O lote de reposição é a quantidade de determinado produto que precisa ser solicitada ao fornecedor, pensando na demanda futura prevista.
A fórmula para calcular o estoque máximo é:
Estoque mínimo + Lote de reposição = Estoque máximo
Pilar 3: Manter o inventário sempre atualizado
Crie uma rotina para que, em períodos regulares, alguém possa checar os produtos e atualizar as planilhas, que é fazer o inventário. Cada atualização precisa de documento novo com a data em que a conferência foi feita, além de uma cópia do inventário anterior, para que qualquer tipo de dado alterado possa ser verificado.
É importante manter as informações do inventário do seu estoque sempre corretas. Inclusive, você pode contar com tecnologia para ajudar nisso. Hoje em dia, já existem softwares ERP capazes de gerenciar o estoque de ponta a ponta, sem erros ou controles manuais que só fazem a equipe perder muito tempo para gerenciar o estoque.
Pilar 4: Delegar responsabilidades
Por fim, mas não menos importante, não deixe a responsabilidade de gerenciar o estoque para uma única pessoa. Se você é dono de uma loja, por exemplo, não queira fazer tudo sozinho.
Crie funções para cada um da equipe que deve trabalhar no setor de estoque. Cada pessoa deve ser responsável por funções específicas:
- Quem vai receber as mercadorias
- Quem vai cadastrar a entrada dos produtos
- Quem vai organizar os produtos nas prateleiras
- Quem vai cadastrar a saída dos produtos
- Quem vai fazer o inventário
Se cada um focar apenas em uma etapa do processo ou no máximo duas, o controle será mais eficiente.
Como realizar a gestão de um estoque – métodos
Ainda falando de maneira geral, também existem quatro diferentes métodos de controle para realizar a gestão de estoque do seu negócio. Confira a seguir os mais usados.
1. MPM – Média Ponderada Móvel
A Média Ponderada Móvel ou Preço Médio Ponderado, é um método muito usado pelas empresas brasileiras, porque apresenta cálculos fáceis de serem feitos. Ele avalia o preço médio dos produtos.
Porém, para funcionar, é preciso controlar o estoque de forma rigorosa, pois, a cada entrada de produtos, os cálculos dos custos devem ser atualizados.
O cálculo é feito por meio da soma dos diferentes preços de compra do produto estocado dividido pela quantidade comprada. O resultado é o custo médio da mercadoria em estoque. Ou seja, os custos do primeiro lote são somados aos do segundo e divididos pela quantidade de mercadorias.
2. PEPS – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair
A regra desse método é bem clara: as mercadorias mais antigas do estoque são as primeiras que precisam ser vendidas.
Essa lógica é uma das mais utilizadas pelas empresas, porque ela é eficiente para reduzir riscos de perdas por causa do prazo de validade dos produtos. A ordenação da venda dos produtos também pode ser feita de forma mais fácil que no método UEPS, que veremos a seguir.
3. UEPS – Último a Entrar, Primeiro a Sair
Ao contrário do método anterior, é quando os produtos mais novos são colocados como prioridade para as vendas. Por essa razão, esse método não é uma boa ideia para quem atua com a venda de produtos com data de validade.
O cálculo do custo do que é vendido também é baseado nos valores dos itens mais novos. É um método indicado para quem busca ter um ajuste eficaz e rápido no processo produtivo e nos valores demandados pelo consumidor.
4. Método preço específico
É um dos métodos mais simples, mas exige que o gestor defina exatamente o valor de cada produto do seu estoque.
Isso acontece porque a baixa de cada mercadoria vendida será orientada pelo seu preço e, para se chegar ao valor total do estoque, será levada em consideração a soma dos custos de cada mercadoria armazenada.
Normalmente é um método usado para produtos com poucas unidades, mas com um valor considerável, como grandes máquinas ou veículos, que possuem rotatividade menor, facilitando o cálculo.
5. Just in time
Do inglês “na hora certa”, esse método busca manter a menor quantidade de produtos no estoque, para evitar desperdícios.
Para que isso aconteça, é fundamental contar com uma parceria com um fornecedor que tenha prazos de entrega rápidos. E você precisará fazer o controle de estoque de forma permanente, ou seja, com gerenciamento de entrada e saída feito em tempo real.
Quando os produtos chegam a um limite que você pré-terminou, programar a reposição é possível.
6. Curva ABC
Nesse formato, o gestor consegue classificar as mercadorias a partir do grau de rotatividade. O “A” representa os produtos com alta saída, que são os carros-chefe, o “B” são as mercadorias que têm uma média rotatividade, mas que geram menos lucro que os produtos “A”, e o “C” são os artigos com baixa saída.
Assim, o gestor tem um norte para classificar suas mercadorias:
- A: 20% dos produtos representam 80% do custo
- B: 30% dos produtos representam 15% do custo
- C: 50% dos produtos representam 5% do custo
Como gerenciar estoque de loja
Agora que você já tem uma boa ideia de como fazer uma gestão de estoque, já pode começar a pensar em como organizar o estoque da sua loja. A premissa é a mesma que para qualquer tipo de estoque, mas existem algumas características específicas que devem ser levadas em consideração para lojas.
O que não muda é que os dois principais cuidados seguem sendo não deixar acumular produtos e não deixar faltar produtos no estoque. Mas que outras precauções é preciso ter?
1. Tenha uma lista de todos os produtos
Como explicamos até aqui, ficou evidente a necessidade de controlar todos os itens que entram e saem do seu estoque. Logo, você precisará ter essa lista sempre atualizada, seja em uma planilha ou em um software capaz de automatizar essa tarefa para você.
Um sistema integrado com a gestão das suas compras e vendas é o ideal, para que você tenha precisão no controle do seu estoque, inclusive para loja virtual. Os produtos devem ser separados por categorias e subcategorias, conforme as características de cada um, para facilitar a visualização, incluindo também a data de validade de cada mercadoria – se houver.
Assim, você pode fazer consultas em tempo real e de qualquer lugar, encontrando o momento exato de fazer a reposição de estoque, sem faltas nem prejuízos!
2. Faça um controle rígido
Já falamos disso aqui, mas é válido reforçar: não deixe de registrar todas as entradas e saídas de produtos. Produtos não registrados significam erros futuros que podem prejudicar a sua gestão de estoque.
Para exemplificar, vamos imaginar uma situação real: você deixou de acompanhar quais produtos foram vendidos no seu e-commerce. Assim, seu controle está desatualizado a respeito da quantidade real de produtos que a sua loja realmente tem em estoque.
Agora suponha que um cliente acessou seu site de vendas, comprou, pagou e só depois disso é que você descobriu que esse produto não estava mais em estoque. Problemão, hein? É isso que o controle rígido do estoque faz: evita situações desagradáveis com os seus clientes!
3. Dê atenção aos fornecedores
É muito importante que você trabalhe com fornecedores que cumpram os prazos de entrega. Afinal, de nada adianta você ter um controle impecável do seu estoque se as mercadorias não chegam quando deveriam chegar, não é?
Negocie com fornecedores que tenham disponibilidade para serem verdadeiros parceiros da sua empresa e que se comprometam a cumprir os prazos.
4. Monitore o histórico de vendas
Quando você faz uma gestão de estoque eficiente, consegue averiguar quais produtos têm mais saída ou aqueles que ficam parados no estoque. Dessa forma, você pode se programar para não perder vendas por falta de produtos ou para não ficar com mais mercadorias paradas.
Você também deve dar atenção aos produtos sazonais, que são aqueles que vendem muito mais em determinadas épocas do ano, para não deixar nenhum cliente na mão.
5. Planeje o espaço
Organize seu estoque de forma que seja fácil acomodar os produtos que chegam e saem. Assim como a sua listagem de controle vai ter as mercadorias organizadas por categorias e subcategorias, é interessante que o espaço físico que você utiliza também seja organizado dessa forma.
Utilize placas, etiquetas, divisórias e tudo que for necessário para facilitar e agilizar o acesso aos produtos. Aliás, o ambiente precisa ser acessível: nada de empilhar produtos e obstruir passagens. Você precisa encontrar rapidamente o que procura, sempre.
Relembrando os pilares que citamos, você só precisa ter organização, um bom método, manter o inventário atualizado e delegar as responsabilidades sobre tudo isso entre a sua equipe. A cereja do bolo é contar com um software de gestão para dar conta com excelência de todas as etapas.
Seguindo essas dicas, temos certeza que a gestão de estoque da sua loja tem tudo para ser um grande sucesso. Boas vendas!
